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新大阪で業務の引き継ぎ練習会を開くには｜「説明できた」を「一人でできる」に変える60分

2026年11月1日 · 約3分で読めます · 更新 2026.11.01

手順書を渡して説明したのに、担当者が替わると同じところで作業が止まる。そんなときは、説明を増やすだけでなく、引き継ぐ人が実際に手を動かす時間を設けてみませんか。

この記事では、新大阪の貸会議室に少人数で集まり、ひとつの業務を練習する60分の進め方を紹介します。一般的な研修全体の企画ではなく、「どこで迷うか」を見つけて手順書に戻すための実践例です。時間配分は運営上の提案で、特定の部屋の設備・サービスを保証するものではありません。

練習する業務はひとつに絞る

「月末業務を全部」ではなく、「受け取った依頼を確認して担当へ回す」など、始まりと終わりが分かる小さな作業を選びます。今回は何ができれば完了かを、最初に一文で書いておきましょう。

練習には架空の名前やダミーの数値を使い、実際の顧客情報、パスワード、決済情報は持ち込まない方法を基本にします。本番システムで送信・更新・削除する練習ではなく、紙の見本や社内で利用を認められたテスト環境で行います。

手順書を広げる机面、参加人数に合う座席、必要な機器の接続方法を確認します。画面を使う場合は、部屋に機器があると決めつけず、対象の部屋の最新掲載内容と利用案内で確認してください。接続が不要な紙の見本も用意すると、練習そのものを続けやすくなります。

以下の60分は練習内容の目安です。予約時間には、入室後の準備・接続確認・片付け・退室も収められる余裕を別に見込みます。料金、定員、利用可能時間、アクセスは部屋ごとに確認し、参加者には予約した部屋の案内を共有しましょう。

説明役・実施役・観察役を決めます。2人なら説明役が観察も兼ねます。「速く終える」より「迷った箇所を見つける」ことを目的にし、分からないときに止めてよいと伝えます。

操作や作業を見せながら、「なぜここを確認するのか」「何が違えば止めるのか」も言葉にします。手順書にない判断を口頭で足した場合は、その箇所を印で残しておきます。

実施役は、自分が次に何をするかを短く説明しながら進めます。説明役はすぐ答えを言わず、まずどの記載を見て迷ったかを聞きます。ただし、安全や情報の扱いに関わる誤操作のおそれがある場合は、その場で止めます。

「慣れれば分かる」で終えず、足りなかった入力例、確認項目、相談先を追記します。作業者の能力の評価ではなく、次の人も同じ判断をできる記載になっているかを確認します。

例えば「必要な項目がひとつ空欄」というダミーの例で、止めて確認する判断を練習します。例外をいくつも増やさず、その日の完了条件に関係するものだけに絞ります。

その場で解決できなかった点には、確認担当と期限を付けます。練習でできたことと、本番環境で別途確認が必要なことを分けて記録しましょう。一度の練習だけで、あらゆる状況への対応が保証されるわけではありません。

メモには実在の顧客名や個人を特定できる情報を書き込まず、例はダミーで統一します。持参資料や端末は各自で回収し、会場に業務情報を残さないよう確認してください。

説明を聞いているときには気づかなかった疑問も、自分でやってみると見つかります。ひとつの作業を小さく試し、迷いを手順書へ戻すところまでをセットにすることが、引き継ぎ練習会のポイントです。